Jakten på effektivare arbetsdagar, färre anställda och bättre resultat resulterar ofta i att det slarvas med vissa arbetsuppgifter eller att de hoppas över helt. Många struntar i att göra bakgrundskontroller när de ska rekrytera. Gör inte det.  Några minuters arbete kan förhindra att du anställer en sökande som inte borde ha fått jobbet.

Att bakgrundskontroller är lönsamma är inget som behöver diskuteras. Men hur de ska göras och hur mycket ni ska göra själva kan det var värt att fundera över.

Gå igenom de rekryteringsprocesser ni genomfört det senaste året och tänk över om ni lagt arbetet med bakgrundskontroller på en förnuftig nivå. Jag tror att många skulle inse att de kunde göra ett bättre jobb på det här området. Vid genomgången kan det uppstå frågor om hur mycket ni ska göra själva och om ni ska köpa in tjänster för vissa typer av rekryteringar.

Här är några tips:

Du måste ha samtycke*

Samtycke innebär att den jobbsökande godkänner att de aktuella efterforskningarna görs. Detta i enlighet med dataskyddsförordningen. Tänk på att det är frivilligt att lämna ett sådant samtycke. Om kandidaten inte samtycker kan bakgrundskontrollen inte genomföras så som det beskrivs i den här artikeln. Samtycket ska vara skriftligt och är ofta en förutsättning för att det ska gå att få ut upplysningar från exempelvis universitet, skolor och tidigare arbetsgivare, och i synnerhet från offentliga aktörer och register. Samtyckesformuläret bör som ett minimum innehålla information om:

  • vem som utför bakgrundskontrollen
  • vad syftet är och vad resultaten ska användas till
  • vilken information som ska verifieras
  • vilka källor som kommer att kontaktas
  • dataskyddsförordningen och kandidatens rättigheter
  • var och hur upplysningarna ska lagras

Ange tydligt redan i platsannonsen att det kan komma att göras olika bakgrundskontroller beroende på tjänstens karaktär. Bakgrundskontrollen bör genomföras innan kandidaten kallas till intervju.

* Detta enligt gällande lagar och bestämmelser.

Läs också: Blir du förd bakom ljuset av de sökande?

Faktisk genomförd utbildning

Ska man bedöma kandidaten utifrån det? I många fall, ja. Och då bör det vara en självklarhet att verifiera den arbetssökandes betyg och dokument innan personen erbjuds ett jobb. Du kan kontakta utbildningsinstitutioner och liknande för att få det bekräftat att dokumenten är äkta. För att kunna göra det krävs en undertecknad samtyckesförklaring från kandidaten. I Sverige anses betyg vara allmänna handlingar.

Tänk dock på att det i vissa fall inte är så nödvändigt att lägga energi på detta. Exempelvis för tjänster där utbildningen inte är relevant för arbetsuppgifterna.

Ekonomi

Vid de flesta rekryteringar finns det inget behov av att kontrollera de sökandes ekonomi. Enligt Datainspektionen är det några kriterier som måste vara uppfyllda innan en arbetsgivare kan begära en kreditupplysning:

  • Den aktuella tjänsten ska gälla en högre position.
  • Tjänsten ska innebära ett stort ekonomiskt ansvar.

Hälsa

Det är tillåtet att ställa frågor om sjukfrånvaro under tidigare anställningar och personens hälsa och fysik – OM det är relevant för det arbete som ska utföras. Om vederbörande exempelvis ska utföra ett tungt fysiskt arbete eller jobba nattskift kan det vara relevant att ställa frågor om hälsan.

Hälsofrågor är dock ett potentiellt minfält, så var försiktig och sätt dig noga in i om ni håller er inom regelverket.

Andra relevanta punkter som kan inkluderas i en bakgrundskontroll är:

  • Identitetskontroll
  • Adresskontroll
  • Kungörelser
  • Kontroll av affärsintressen
  • Sökningar i öppna källor
  • Säkerhetsrelaterad referenskontroll
  • Verifiering av anställningar angivna i CV
  • Kontroll av arbetstillstånd
  • Säkerhetsintervju med kandidaten

Kontakta en leverantör av sådana tjänster om du behöver råd eller vill veta mer om bakgrundskontroller.

 

Gratis kalkylator: Hur mycket kostar felrekrytering ert företag per år? Prova nu ›