Om du överväger att byta rekryteringsverktyg är det förmodligen vissa saker du inte är nöjd med i den lösning du använder idag. Börja med att göra två listor: en lista över sådant du gillar med din nuvarande lösning, och en lista över sådant du inte är nöjd med eller saknar. Du bör också ta hänsyn till service, support och driftsstabilitet när du gör dessa listor.

När du är klar med listorna har du början till ett underlag för att göra en kravspecifikation. Här följer några ytterligare saker du bör ha med i kravspecifikationen.

Allmänt

De flesta rekryteringsverktyg har vissa egenskaper gemensamt:

  • De är internetbaserade och levereras som molntjänster (inga krav på installation) – all data lagras hos leverantören
  • Du kan skapa platsannonser och publicera dem på företagets hemsida, intranätet, Finn.no, NAV och andra jobbportaler samt på sociala medier
  • De jobbsökande kan registrera CV:n, skriva ansökningstexter och lägga till bilagor
  • Listor över de sökande är tillgängliga i olika varianter för utskrift
  • Det går att ange aktuell status för var och en av de sökande under rekryteringsprocessen
  • Avslagsbrev/e-post till de som inte erbjuds anställning

Det som skiljer de olika lösningarna åt är framförallt funktionaliteten på dessa områden. Till exempel i vilken grad man kan filtrera och sortera olika typer av kandidatlistor och anpassa lösningen till sin egen rekryteringsprocess.

Läs också: Hjälp de sökande!

Säkerhet

De flesta leverantörer som har referenskunder i den offentliga sektorn har sannolikt blivit säkerhetsbedömda av dessa, men det kan ändå vara relevant att be om ytterligare information, såsom:

  • Beskrivning av driftsmiljön med certifieringar
  • Hur man jobbar med OWASP top 10 (lista över de viktigaste säkerhetsriskerna i samband med internet)
  • Årlig säkerhetsrevision genomförd av oberoende tredje part
  • Bekräftelse på att data lagras i EU

Integrationer och samarbetspartners

Även om du inte har behov av integrationer med andra IT-system idag kan det vara bra att försäkra sig om att leverantören har ett etablerat och väl fungerande samarbete med andra leverantörer av integrerade lösningar. Be om referenser som kan berätta för dig hur integrationen fungerar i drift. Det kan till exempel röra sig om:

  • Ärendehanteringssystem (offentlig sektor)
  • Single Sign On (SSO) och synkronisering av användare och organisationsstruktur
  • Testverktyg
  • Bakgrundskontroll
  • Kompetenslösningar
  • HR- och lönesystem
  • Jobbportaler
  • Digital signering av arbetsavtal

Fördelarna med integrationer kan variera. I vissa fall kan det handla om att integrationen sparar tid eller att datakvaliteten förbättras.

Ett annat krav är att leverantören bör kunna erbjuda en ”Single Point of Contat” (SPoC) – för alla frågor och felanmälningar

Återanvändning av data – och GDPR

En jobbsökande gör ofta många ansökningar. Därför är det viktigt att rekryteringsverktyget effektiviserar den processen och gör det lättare att söka jobb. Här är återanvändning av CV:n och ansökningsuppgifter hos leverantörens kunder och andra lösningar en viktig funktion. Dessutom borde jobbsökaren själv kunna logga in för att se och administrera sin data – inklusive kunna dra tillbaka sin ansökan, korrigera och ta bort all data.

När det gäller återanvändning av den egna CV-databasen och annan historik väljer de flesta företag att börja från ”scratch” i en ny lösning. Undantaget är rekryteringsföretag med en stor och värdefull CV-databas. Efter införandet av GDPR / nya personuppgiftslagen finns det ändå begränsningar kring vilka historiska data man kan lagra.

Börjar man med en ”tom” lösning bör man se till att ha tillgång till den gamla lösningen i 3 – 6 månader, så att man kan söka efter gamla uppgifter vid behov.

Läs också: GDPR – och rekryteringsverktyg

Annan funktionalitet och processstöd

Det kommer kontinuerligt nya funktionaliteter från leverantörer av rekryteringsverktyg. Se vad som kan vara relevant för dig. Du bör även värdera att ändra dina processer när systemet ger dig möjlighet att arbeta mer effektivt.

Exempel på sådana funktioner kan vara

  • Behovsanalyser
  • Processer för godkännande
  • Mall, loggning och poäng för intervju och referensintervju
  • Videointervju
  • Videoansökan
  • Inkallning till intevju med synkronisering av kalendrar och mötesrum från Outlook
  • Intern interaktion och dokumentation
  • Inställning

Framtiden, nätverkande och erfarenhetsdelning

Be om en ”Roadmap” som visar leverantörens viktigaste planer för de kommande 12 – 24 månaderna.

Fråga gärna vilka möjligheter du som kund har för att påverka produktutvecklingen och om arenor för att dela kompetens och erfarenhet med andra kunder med samma behov.

Rapporter

För att du ska kunna ha kontroll och förbättra kvaliteten i rekryteringsarbetet bör det finnas gott om möjligheter att skapa rapporter i rekryteringsverktyget. Rapporterna kan användas för att hantera avvikelser och mäta det arbete man gör. Ett exempel på ett relevant nyckeltal skulle kunna vara hur lång tid man lägger ner på varje rekrytering.

Rapporterna bör kunna exporteras till Excel så att man kan behandla dem vidare där. De bör även kunna hämtas ut på alla nivåer i en organisation.

Referenser

Ring alltid referenser innan du bestämmer dig för en leverantör! Be om några relevanta referenser och gå igenom vissa punkter på din kravspecifikation med dem. Många ber också om att få komma på besök hos referenspersonen – leverantören kan säkert vara behjälplig med att ordna detta. Var inte rädd för att fråga!

Support

Man behöver inte hjälp varje dag, men när man befinner sig mitt i en rekrytering är det viktigt att få experthjälp. Snabbt.

Be om rapporter för responstiden hos telefonsupporten. Leverantören bör dessutom ha en supportportal där du kan logga in och se dina pågående supportärenden och status för dem.

Support är en fråga du absolut bör ta upp under referenssamtalet – fråga om responstiden och hur bra leverantören är på att sätta sig in i kundens behov och utmaningar.

 

Ladda ner gratis: Kravspecifikation för upphandling av rekryteringsverktyg Ladda ner här ›