Det är 2019 och fortfarande har vi en situation där tusentals jobbsökande varje vecka slösar bort tid i onödan. Och då syftar jag på all tid som läggs ner på att skriva ansökningsbrev. De sökande har talat med kollegor, släkt och vänner och bett om råd om hur de ska formulera sitt ansökningsbrev för att få drömjobbet. De har sökt på nätet, hittat mallar och skrivit om brevet flera gånger. Klockan 23.51, några minuter innan ansökningstiden går ut skickar de in ansökningen och lutar sig utmattat tillbaka. Nu är det bara att hoppas.

De flesta av dem får inte jobbet de drömde om och de blir heller inte inbjudna till intervju. De flesta får ett avslagsbrev. Som rekryterare finns det en hel del du kan göra för att hjälpa de sökande så att de kan spara tid och känna sig mindre osäkra.

Läs också: Vad ska det stå i avslagsbrevet?

Var tydlig

Det är oerhört viktigt att du i platsannonsen tydlig anger vilka krav som är absoluta. Att ett krav är absolut innebär att sökande som inte uppfyller kravet kommer att få avslag, och då har de sig själva att skylla om de inte läste platsannonsen tillräckligt noga.

Har ditt rekryteringsverktyg en bra modul för urvalsfrågor?

Om svaret är ja, kan du enkelt upprepa de absoluta kraven i form av frågor, så att sökande som inte uppfyller kraven inser att de inte är kvalificerade och avbryter ansökningsprocessen.

Modulen för urvalsfrågor kan dessutom ersätta ansökningsbrevet. En av frågorna skulle till exempel kunna vara: ”Berätta lite kort varför du söker tjänsten”. Var tydlig med att frågan ersätter ansökningsbrevet, så att de sökande förstår att de inte kommer att behöva lägga tid på att skriva ett ansökningsbrev när de söker jobbet.

Har du inget rekryteringsverktyg, eller är modulen för urvalsfrågor inte särskilt bra?

Det finns ändå mycket du kan göra för att hjälpa de sökande. Utnyttja platsannonsen till fullo och informera de sökande om vilka uppgifter de ska skicka in när de söker jobbet.

Ansökningsbrev eller motivationsbrev?

Måste man alltid be de sökande att skriva ett ansökningsbrev? Många inser inte vilket hav av osäkerhet man kastar ut de sökande i om man inte är tillräckligt tydlig med vad man förväntar sig av deras ansökningar. Egentligen borde det inte längre kallas ansökningsbrev eller liknande. I stället bör de sökande ges möjlighet att med en kort text beskriva varför de söker jobbet, samtidigt som de lämnar andra uppgifter som rekryteraren behöver. Den sökande bör indirekt förstå att det inte går att skriva sig till jobbet. Många upprepar bara sådant som redan står i CV:t.

Bara be om CV?

Kanske skulle man inledningsvis bara be om den sökandes CV?
Var tydlig med vilken information CV:t bör innehålla, så att du kan använda uppgifterna för att avgöra om kandidaten är kvalificerad eller inte. De som är kvalificerade kan du sedan be att skriva ett brev där de berättar varför de är intresserade av jobbet.

Rekryteringsprocessen skiljer sig mycket åt i olika branscher och det är mycket att ta hänsyn till. Förslagen ovan är förmodligen inte alltid relevanta eller tillämpliga, men jag är säker på att många som läser detta kan påminna sig rekryteringar där man med enkla medel hade kunnat bespara många av de sökande både tid och frustration.

Hur ser det ut i de rekryteringar du har framför dig? Finns det något du kan ändra på för att hjälpa de sökande?

Ladda ner gratis: Kravspecifikation för upphandling av rekryteringsverktyg Ladda ner här ›