Om saker görs på rätt sätt kan onboarding-program leda till 50 % högre produktivitet samt till att personal stannar. (Urban Bound)

Men en tredjedel av alla företag gör inte saker på rätt sätt. Och en femtedel sköter onboarding-processen så dåligt att nyanställda ångrar sig – redan innan de börjat. (Personnel Today)

I stället för att känna sig positiva, uppskattade och självsäkra känner sig de nyanställda vilsna. De har massor av frågor de inte får svar på.

Och det har betydelse, eftersom obesvarade frågor innebär två saker.

För det första har de nyanställda inte den information de behöver för att snabbt kunna tillföra ett värde. 49 % av de nyanställda som inte lyckas nå sina första mål har inte heller fått någon formell introduktionsutbildning.

För det andra känner sig inte de nyanställda omhändertagna. Det väcker tvivel. Är det verkligen här de vill jobba? Är du verkligen engagerad i deras karriärutveckling. Det är förklaringen till att en tredjedel av alla nyanställda slutar inom sex månader.

Obesvarade frågor från nyanställda är din fiende om du vill ha glada, produktiva, inspirerade nyanställda som växer till etablerade medarbetare och kulturambassadörer.

Så besvara deras frågor.

Ämne 1: Hur kommer min första dag se ut?

Även erfarna nyrekryterade känner viss nervositet. Introduktionsprogrammet ska ge information om praktikaliteter för den första dagen så att nyanställda slipper oroa sig och i stället kan fokusera på att göra sitt bästa.

  1. När ska jag komma?
  2. Vart ska jag gå när jag kommit fram?
  3. Behöver jag ringa på eller ha en nyckel till byggnaden?
  4. Är det någon som tar emot mig?
  5. Vem ringer jag om jag blir försenad?
  6. Finns det parkering?
  7. Vad ska jag ha på mig?
  8. Vad behöver jag ha med mig?
  9. Vad händer den första dagen?
  10. Ska jag ta med lunch eller äter folk ute?

Dessa frågor kan verka obetydliga men de kan påverka hur nyanställda känner sig första dagen på jobbet – vilket sätter tonen för resten av deras karriär hos er.

Ämne 2: Hur fungerar saker och ting?

Att lära sig en ny organisations rutiner, processer och policyer är inte den mest spännande delen när man börjar ett nytt jobb. Men det är en av de viktigaste.

Faktum är att nästan 75 % av de nyanställda anser att en genomgång av företagets policyer bör prioriteras. Rundvandring på företaget, verktygsuppsättning och genomgång av rutiner kommer strax därefter och är högsta prioritet för 60 % av de nyanställda.

Ett introduktionsprogram ska föregripa frågor som:

  1. När och hur får jag lön?
  2. Vilka utgifter kan jag få ersatta och hur begär jag ersättning?
  3. Vilka förmåner får jag?
  4. Hur fungerar det med semester?
  5. Hur långt i förväg ska man begära ledighet?
  6. Vilka är rutinerna vid sjukskrivning?
  7. Kan jag tillfälligt jobba hemifrån?
  8. Får jag en bärbar dator och kan jag ta hem den?
  9. Får jag problem om jag svarar på personliga mejl eller samtal?
  10. Hur ansluter jag till internet och intranätet?
  11. Vilken är min e-postadress?
  12. Var kan jag hitta kollegornas e-postadresser?
  13. Ska jag använda en företagssignatur i mina e-postmeddelanden?
  14. Vad ska jag skriva i min LinkedIn-profil?
  15. Får jag prata om jobbet på sociala medier?
  16. Hur långa raster och lunchraster får jag?
  17. Kan jag äta när jag vill?
  18. Kan jag äta vid mitt arbetsbord?
  19. Kan jag gå ifrån kontoret för att äta?
  20. Vad i köket får alla använda?

En medarbetarhandbok – en bok som 28 % av HR-personalen anser behöver uppdateras – kan vara fantastisk för att kommunicera sådant.

Ämne 3: Hur passar jag in i den större bilden?

Simon Sineks numera berömda TED-talk, How great leaders inspire action, handlar om vikten av att kunna sina "Varför". Enligt Sinek blir medarbetare inspirerade att göra ett bättre jobb när de förstår VARFÖR deras jobb har betydelse.

För att inspirera dina medarbetare att bli gladare, mer engagerade och produktiva bör du ställa följande frågor:

  1. Varför finns företaget?
  2. Vilka är företagets mål?
  3. Vilka är företagets utmaningar?
  4. Hur är mitt jobb relaterat till dessa mål?
  5. Varför har mitt jobb för betydelse?

Introduktionsprogrammet ska informera nyanställda om företagets strategiska prioriteringar och utmaningar samt förklara hur deras roller är relaterade till dessa. På så sätt får medarbetarna en gemensam målsättning och en förståelse för hur de personligen kan bidra.

Ämne 4: Vad förväntar ni er av mig?

Oavsett om de nyanställda är praktikanter, nyutexaminerade, mellanchefer eller höga chefer vill alla göra ett bra jobb. De vill veta vad som förväntas av dem så att de kan uppfylla – och överträffa – förväntningarna.

Därför är utbildning på plats den viktigaste delen av onboardingen för 76 % av de nyanställda. De nyanställda vill bara snabbt komma igång och göra ett bra jobb och du behöver hjälpa dem att lyckas med det:

  1. Hur mycket utbildning ges det på plats?
  2. Vilka är mina prestationsmål för månaden/kvartalet/året?
  3. Hur mäts prestationer?
  4. Vem behöver jag imponera på?
  5. Uppfyller de flesta medarbetare sina mål?
  6. Vilken nivå håller andra nyanställda?
  7. Vad händer om jag inte når mina prestationsmål?
  8. Varifrån kan jag få hjälp om jag har problem?
  9. Kan jag påverka hur mina mål formuleras?
  10. Vad är en exceptionell prestation?
  11. Vad händer om jag uppnår exceptionella resultat?
  12. Finns det några outtalade mål här?
  13. Hur gör jag för att överträffa målen?

En av de högsta prioriteringarna under introduktionen bör vara att visa nyanställda vad lyckade prestationer är och hjälpa dem att lyckas.

Ämne 5: Vem kan jag prata med?

Nyanställda behöver veta följande tre viktiga saker:

  1. Vem kan jag fråga om jag har frågor om mitt jobb eller företaget?
  2. Vem kan jag prata med om jag har problem eller om det hänt något jobbigt?
  3. Vem kan jag prata med om jag har en bra idé som inte rör mina formella arbetsuppgifter?

Under introduktionen ska nyanställda få veta hur de kan lyfta upp idéer, tankar, frågor, farhågor och bekymmer till en högre nivå. Mentorsprogram, konfidentiella direktlinjer och företagsövergripande idéportaler är bra metoder.

Det ger medarbetare en kanal där de kan uttrycka sig själva – och eftersom de litar på att ni värdesätter deras synpunkter känner de sig hörda och uppskattade.

Det är också ett stort plus för företaget som helhet. Om medarbetare kan komma till dig med sina bekymmer kan ni snabbt lösa potentiella problem.

Och du kan främja en kultur av kreativ, gemensam problemlösning. När det finns en tydlig struktur för hur medarbetare kan bidra vid sidan av sina formella arbetsuppgifter blir organisationen flexiblare, kreativare och mer mottaglig för förändring. Det är också därför som HR ska ses som en strategisk affärspartner.

Ämne 6: Kommer jag att få vänner?

Också de mest härdade seniora nyanställda frågar sig detta, även om de kanske aldrig skulle medge det. Faktum är att så många som 70 % av medarbetarna anser att vänner på jobbet är det som är viktigast för att må bra på jobbet. (Och glada medarbetare är naturligtvis mer produktiva.)

Det är en mångfasetterad fråga, med både kulturella och praktiska element. Nyanställda funderar på:

  1. Finns det folk som liknar mig här?
  2. Är folk öppna och välkomnande?
  3. Kommer folk att förstå om jag är blyg?
  4. När träffar jag folk?
  5. Gör folk saker tillsammans?
  6. När och hur i så fall?
  7. Hur blir jag socialt integrerad?
  8. Får jag träffa min grupp innan vi börjar?
  9. Hur ska jag komma ihåg allas namn?

Under onboardingen bör alla dessa frågor tas upp, innan anställningen påbörjas, den första dagen och även senare.

Ämne 7: Hurdan är företagskulturen?

En stor del av introduktionen handlar om att förmedla kulturen. Den bästa sortens introduktion börjar tidigt, visar nyanställda vad de kan förvänta sig och hjälper dem att finna sig tillrätta innan dag ett.

Svara på frågor som:

  1. Hur är människorna?
  2. Hur är kontoret?
  3. Vilket språk använder folk på kontoret?
  4. Vilken tid kommer folk till jobbet?
  5. Vilken tid går de hem?
  6. Ser det illa ut om jag går i tid?
  7. Förväntas jag svara på e-post utanför kontorstid?
  8. Vilka outtalade "förbud" finns det?
  9. Har min chef/avdelningschef/vd något emot husdjur?
  10. Firar vi födelsedagar?
  11. Har vi julfest?
  12. Hur ska jag bete mig för att passa in?

Att porträttera medarbetare och låta dem berätta är ett fantastiskt sätt att ge nyanställda en inblick och skapa en känsla av förväntan och inkludering redan innan de börjar på sitt jobb.

Ämne 8: Hur kan jag utvecklas?

Gallup rapporterar att 87 % av de yngre vuxna rankar professionell utveckling som en mycket viktig del av jobbet – och det gäller inte bara dem.

Professionell utveckling är mycket viktigt för alla generationer. För att visa på ert engagemang bör onboarding-programmet därför ge svar på följande frågor:
  1. Hur kan jag bli befordrad?
  2. Finns det en minimitid för befordran?
  3. Vilka potentiella hinder för befordran finns det?
  4. Vilket extra ansvar kan jag åta mig?
  5. Betalar ni för extern utbildning, t.ex. en universitetskurs?
  6. Hur mycket utbildning kan jag förväntas få och när?
  7. Kan jag begära att få extra utbildning?
  8. Kan jag få erfarenhet från olika områden om jag vill?
  9. Vilka projekt kommer jag att jobba med?
  10. Hur ser min karriär ut efter ett/två/fem år?

Under introduktionen bör nyanställda få veta att ni är angelägna om att de ska kunna utvecklas så att de inspireras och får en vision om hur deras framtida karriär hos er kan se ut.

BONUS: En fråga du MÅSTE ställa till nyanställda

På vilket annat sätt kan vi stödja dig?

Onboarding ska inte bara pågå de första veckorna utan under flera månader.

Den här frågan är idealisk att ställa under uppföljningssamtal efter en, tre och sex månader. Detta för att se till att medarbetarna får det de behöver för att kunna vara produktiva. Och för att visa att du verkligen bryr dig, inte bara om prestationer utan även om välbefinnandet.

Dessa uppföljningssamtal suddar ut gränsen mellan chefskapet och onboardingen. Medarbetarnas utveckling ska aldrig lämnas därhän utan onbordingen ska övergå mjukt till en löpande utvecklingsdialog så att du och dina medarbetare kan utvecklas tillsammans. Det är nyckeln till gladare, mer engagerade och produktiva medarbetare.

Läs också:
- Guide till onboarding: 15 steg till en fantastisk första vecka
- 20 förbluffande fakta som kommer att förändra ditt sätt att behandla nyanställda

 

Ladda ner gratis whitepaper: Framtidens jobb börjar här Nya regler för onboarding av nyanställda Ladda ner här ›