Offentlige virksomheter er underlagt spesielle dokumentasjons- og journalføringskrav. Hvilke krav som stilles til virksomheten du jobber i avhenger av virksomhetens egne vedtekter og hvilke lover som er gjeldene. Det er allikevel noen spesielle forhold du bør kjenne til ved arkivering av tilsettingssaker.

Bakgrunnssjekker

Dersom du i forbindelse med søknadsbehandlingen gjennomfører omfattende bakgrunnssjekker, skal du kun arkivere informasjonen som var relevant for valget av kandidat.

Les også: Skal virksomheten gjennomføre en bakgrunnssjekk selv? Husk dette!

Som saksbehandler i en tilsettingssak innhenter du gjerne bakgrunnsopplysninger fra forskjellige kilder. Da vil opplysningene som benyttes direkte i intervjuet med kandidaten være relevant å ta vare på (for en kortere periode). Dersom opplysningene danner grunnlag for beslutningen om hvem som blir tilsatt (for eksempel av et tilsettingsråd eller kollegialt organ), bør kun de bakgrunnsopplysningene som legges frem bli tatt vare på.

Politiattester

Når det innhentes politiattester skal disse normalt slettes så snart tilsettingsprosessen er ferdigstilt. I visse tilfeller skal eller kan politiattester lagres, for eksempel dersom det er av betydning for tilsettingen eller annen lovgivning krever det.

Personlighetstester og psykologiske tester

Personlighetstester og resultatene av disse testene skal slettes så snart tilsettingsprosessen er ferdig. Les mer om dette på datatilsynets hjemmesider. Personlighetstester og psykologiske tester skal slettes uavhengig av om søkeren har gitt virksomheten tillatelse til å oppbevare eller benytte testene senere.

Arbeidsgiveren kan be om, men ikke kreve at kandidatene gjennomfører en personlighetstest under jobbintervjuet. De har alltid mulighet til å si nei til en personlighetstest, men dette kan innebære at de ikke får jobben. Du som arbeidsgiveren, enten det gjelder en personlighetstest eller under et vanlig intervju, har noen begrensninger for hva du kan spørre om. Les mer om dette her. Opplysningene som avgis må slettes når ansettelsesprosessen er ferdig. 

Les også: Hvor mye koster en feilansettelse?

Det kan være hensiktsmessig å dokumentere at tester har blitt utført på enkelte kandidater, og om de har fått utlevert testresultatene, eventuelt med en tilhørende forklaring. Det vil også være gunstig å dokumentere visse resultater dersom disse har vært utslagsgivende i forbindelse med den endelige tilsettingen.

For eksempel når den formelt beste kandidaten ikke ble tilbudt stillingen, fordi personlighetstesten viste at kandidaten hadde svakere resultat på ønskede personlige egenskaper.

 Gratis e-bok om: Forsvarlig journalføring og arkivering av tilsettingssaker Last ned nå ›