När du ska betala 150 000 kronor för att en rekryteringsbyrå ska hjälpa dig att tillsätta en ny medarbetare är det din plikt att se till att ni får valuta för pengarna. För att få det är det en del punkter du bör checka av.

Ett snabbt sök efter «rekryteringsföretag» på eniro.se gav mig 9000 träffar. Nej då, det är ingen brist på dessa tjänster. Men vilket rekryteringsbyrå är rätt för dig?

  1. Är du ute efter en person till en administrativ tjänst är det något som de flesta byråer säger sig kunna hjälpa dig med. Ska du däremot anställa en professionell person kommer de flesta byråer hävda att de kan hjälpa dig med det också, men här ska du vara försiktig. Byrån bör kunna visa upp referenser på liknande tjänstetillsättningar från tidigare. Vilket slags nätverk har de av kandidater med efterfrågad kompetens?
  1. Sök eller urval? Sök är att leta aktivt efter kandidater i nätverk, medan urval är att utlysa en tjänst och välja bland de kandidater som själva ansöker till tjänsten. Om du ska använda ett rekryteringsföretag tycker jag att de ska söka upp kandidater åt dig. De ska kontakta kandidater som kommer vara problematiska för dig att själv kontakta, exempelvis dem som arbetar hos en konkurrent. De kan även få fram kandidater som inte själva skulle sökt. Urval är definitivt det minst tidskrävande för rekryteringsbyrån, men inte nödvändigtvis det bästa för dig.
  1. Se upp för «hands off» avtal. Detta är avtal som enskilda byråer har med kunder de tidigare arbetat med. De kan då inte kontakta anställda i dessa företag. Om du vill att en byrå ska kontakta en eller flera i konkurrerande verksamheter, ta kontakt med en byrå som inte redan jobbar för konkurrenten.
  1. Du bör försäkra dig om att det är konsulten du har haft dialog med och valt för uppdraget som faktiskt ska utföra det. Alternativt att du träffar och godkänner de som ska stå för utförandet.
  1. Be byrån om referenser. Det är värt den extra milen att prata med ett par av dessa. Hör med dem om de som är anställda genom byrån fortfarande jobbar kvar och hur dessa presterar. Har byrån kontaktat dem och följt upp de anställda efter 6, 12 och 18 månader? Hur väl satte sig konsulten in i verksamheten som hen skulle rekrytera till?
  1. Ta reda på hur de utför en process. Allt ifrån kravspecifikation till anställning och vad de ger dig i form av dokumentation längst vägen. Ett bra beslutsunderlag per finalkandidat är ett måste. Det bör innehålla CV, ansökan eller motivationsnoteringar, relevanta bilagor, utvärdering av kandidaten från intervjuerna och utvädering utifrån eventuella tester. Hur de utför bakgrundskontroll är också viktigt. De bästa lägger mycket arbete på detta och minimerar därmed risken för att något grums dyker upp efter anställningen.
  1. Faställ förväntansbilden av hur många kandidater som ska presenteras för dig i finalomgången. 3 kandidater som matchar kravspecifikationen är vanligt. Är du ute efter en kompetens som är en bristvara kan du godta att det bara presenterar en kandidat. Eller om drömkandidaten dyker upp tidigt i processen, då bör du träffa denne så snabbt som möjligt så att vederbörande inte blir fångad av andra företag.

    Önskar du att vara delaktig tidigare i processen än endast i slutet, så red ut hur detta ska gå till.
  1. Hör vad byrån tänker kring diskriminering. Hur ska de genomföra processen för att undgå det?
  1. Forskning visar att mångfald i de flesta fall har positiva effekter för en verksamhet, säger seniorforskare Margrete Haugum vid Trøndelag Forskning och Utveckling (TFoU). Då mångfald startar redan i rekryteringen är detta något du bör prata med rekryteringsbyrån om. Om du inte gör det är sannolikheten stor för att kandidaterna du möter i finalen liknar dig själv.
  1. Tester. Detta är ett område du bör förhålla dig till. Här är det viktigt att det väljs tester som är relevanta för att ta reda på huruvida kandidaterna är kvalificerade för uppgifterna som ingår i tjänsten eller ej. Testerna bör vara godkända av DNV. Om du inte anser att testerna är relevanta, släpp dem.
  1. Om du väljer urval, se till att rekryteringsbyrån använder samma rekryteringslösning som din verksamhet använder. Så att du kan skapa en egen användare till konsulten på byrån. Fördelen med detta är att alla som söker kommer in i din databas. Bra sökande som inte passar till denna roll, kan kanske letas fram till en annan tjänst senare. Interna sökande behålls i den egna databasen och hamnar inte i byråns bas. Ansökningsprocessen är även en del av verksamhetens employer branding och sökande som söker eller är intresserade av flera tjänster hos er bör mötas av samma rekryteringslösning varje gång.
  1. Rekrytering är employer branding. Kandidaternas möte med rekryteringsbyrån kommer också vara kandidaternas möte med ditt företag. Är upplevelsen bra eller dålig? Det blir antingen plus eller minus för ditt företags employer branding.
  1. Vad gäller angående garanti? Vad händer om byrån inte hittar rätt kandidat till dig? Ofta tar byråerna 40% av arvodet vid uppstart, 40% vid presentation av finalkandidater och de sista 20% när anställningsavtalet signeras. Med en sådan uppdelning av arvodet säkrar du att byrån bibehåller full motivation genom hela processen. Den så kallade «no cure – no pay» ersättningsmodellen skapar mindre motivation. Du riskerar att tiden går och anställningen uteblir.
  1. Bjud in tre rekryteringsbyråer. När du bjuder in dem berätta vad för slags tjänst du önskar hjälp med, så kan de presentera hur de kommer att gå tillväga för att den rätta kandidaten blir anställd.

E-bok: 8 trinn til en vellykket rekruttering