”Time to hire” eller ”tid till anställning”, är ett viktigt nyckeltal inom rekrytering. 
Men vad betyder det? Jag definierar det som tiden det tar från att ett beslut om att anställa fattas till dess att tjänsten är tillsatt. Vissa företag inkluderar även tiden det tar tills kandidaten börjar sin första dag på jobbet. Begreppet är nära besläktat med ett annat nyckeltal, kallat ”time to fill”. Om du vill kunna jämföra företagets time-to-hire med andra företag är det viktigt att du använder samma start och slutpunkt.

Vi har tidigare diskuterat frågan varför det är viktigt att rekryteringsprocessen går undan. Det kan du läsa mer om här: 5 goda skäl att rekrytera snabbt. Slutsatsen är helt enkelt att det är extremt lönsamt!

Om du ännu inte har mätt hur lång tid det tar att genomföra en anställning i din organisation kan jag avslöja att du kommer att ha nytta av siffrorna. För oavsett om de är bra eller mindre bra kommer informationen att vara värdefull. I de flesta rekryteringslösningar kan du ta fram en rapport som visar detta nyckeltal. Men start- och slut-datum kan variera mellan olika lösningar, så ta reda på vilken definition som gäller i den rekryteringslösning du använder.

Börja med att definiera de olika stegen i företagets rekryteringsprocess och gör en plan. Processen ser olika ut beroende på vilken tjänst det gäller. Därför är det en bra idé att dela in tjänsterna i olika yrkesgrupper med tillhörande riktlinjer.

Figuren visar de vanligaste stegen i en rekrytering. Utifrån dessa kan du göra en uppskattning av tidsåtgången för de olika yrkesgrupperna.

När du tar ut rapporter bör du även dela in tjänsterna efter avdelning. På så sätt kan du skaffa dig en översikt av tidsåtgången för både yrkesgrupper och avdelningar. Det kan också finnas tjänster som utlyses under längre perioder, som till exempel säljare. Dessa bör tas bort från statistiken så att de inte påverkar genomsnittet för avdelningar och yrkesgrupper. Om du upptäcker att en avdelning har ett högt genomsnittsvärde, se då på de enskilda tjänsterna. Det kan hända att en tjänst som varit svår att tillsätta har påverkat genomsnittet på ett felaktigt sätt.

Vad kan du göra för att reducera tiden?

Vissa rekryteringar drar ut på tiden på grund av att inte tillräckligt många söker tjänsten. I det fallet kanske annonsen kan ändras eller annonsen publiceras i andra kanaler?

Läs också: Hittar de sökande dina platsannonser?

Att få rekommendationer på kandidater från de anställda (employee referral) kan spara tid. De anställda har ett stort nätverk som du kan dra nytta av. Se till att de anställda känner till att företaget sätter stort värde på att de rekommenderar kandidater. Vissa företag har valt att belöna tips som leder till anställning med en rejäl summa pengar. En annan fördel med att inhämta tips från de anställda är att de känner att de bidrar och skapar värden för företaget. Den som ger tipset tar en stor risk och därför blir kvaliteten på den som blir rekommenderad vanligtvis hög.

Det borde vara strängt förbjudet att inte undersöka vilka interna kandidater som kan finnas tillgängliga. Internrekrytering är otroligt lönsamt. Det största värdet ligger i att de anställda upplever att det finns karriärmöjligheter på företaget. Det påverkar med andra ord inte bara den som blir befordrad, det motiverar även de övriga att jobba hårdare och skaffa sig samma möjlighet. Företag som är duktiga på detta använder det i sin Employer Branding. Det är attraktivt för kandidater som överväger att söka jobb på företaget.

De övriga fördelarna med intern rekrytering är:

  • Snabbare i produktion
  • Mindre risk

Att försäkra sig om att man anställer rätt kandidat kommer alltid att löna sig. Det kan du göra genom att använda en extern process och jämför de interna kandidaterna med de externa. Det tar lite längre tid, men det är vanligtvis mödan värt.

Glöm inte bort sökande från tidigare rekryteringar på företaget. Många rekryteringslösningar har utmärkta sökfunktioner som snabbt hittar aktuella CV:n. Vad hände med alla kandidater som hamnade på andraplats? Dessa kandidater har du redan tillräckligt mycket information om för att kunna kvalificera eller välja bort. Även offentliga verksamheter kan använda sig av den här möjligheten. Det går alldeles utmärkt att ta kontakt med kandidaten och fråga om hen är intresserad av att söka tjänsten.

Intervjuer tar mycket tid. Innan du bjuder in kandidater för en intervju är det klokt att ta ett kort samtal på telefon med var och en av dem. Då kan du reda ut saker och ting som du kanske är osäker på så att du endast bjuder in dem som du anser är aktuella. Vips, så har du sparat in många timmars arbete. En annan metod är strukturerade videointervjuer med 2–3 frågor som skickas ut till de aktuella kandidaterna. På det viset kan du effektivt göra en sista gallring innan du bestämmer dig för vilka kandidater som är mest intressanta att bjuda in för en intervju.

Nyckeln till att få ner ”time to hire” är att planera rekryteringen på rätt sätt. Gör en tidsplan för rekryteringen i samband med att du tar fram kravspecifikationen. När ska annonsen publiceras, när ska intervjuerna genomföras och när vill du vara framme vid tidpunkten där du kan erbjuda en kandidat jobbet? Om alla som är inblandade i processen gör plats för detta i sin kalender får rekryteringen rätt prioritering, vilket minskar risken för att den drar ut på tiden. Om du vågar informera kandidaterna om rekryteringens tidsplan med datum för intervjuer etc. kommer de garanterat bli imponerade. Förmodligen ökar också chansen för att de faktiskt kan komma på de planerade datumen. I vissa fall kan det vara den här sortens professionalitet som gör att en kandidat i slutänden väljer ditt företag framför ett annat.

Antalet dagar från den första intervjun till avslag eller erbjudande om anställning bör vara så få som möjligt. Det visar kandidaterna att det är full fart på företaget och minimerar risken för att den bästa kandidaten väljer att börja hos en konkurrent. När du förhandlar med den kandidat du önskar anställa, kom då ihåg att undersöka när vederbörande kan börja på jobbet. Om det är viktigt att hen kan börja snabbt kan ni diskutera hur detta ska lösas. Det är förvånansvärt vad man kan lyckas med ibland. En månad tidigare innebär en månad tidigare i lönsam produktion.

Nyckeltalet ”Time to hire” får dock aldrig ges sådan prioritet att det går utöver kvaliteten. Att din avdelning är bäst på ”Time to hire” är föga värt om det får negativa konsekvenser för företagskulturen och det ekonomiska resultatet. Om två finalkandidater är helt ”OK”, finns det ett tredje alternativ: Anställ ingen av dem. Även om det gör ont att erkänna det, kan det vara det mest lönsamma alternativet.

Vad är den största tidstjuven i dina rekryteringar?

 

E-bok: 8 trinn til en vellykket rekruttering