Om du överväger att byta rekryteringslösning är det förmodligen vissa saker du inte är nöjd med i den lösning du använder idag. Börja med att göra två listor: en lista över sådant du gillar med din nuvarande lösning, och en lista över sådant du inte är nöjd med eller saknar. Du bör också ta hänsyn till service, support och driftsstabilitet när du gör dessa listor.

När du är klar med listorna har du början till ett underlag för att göra en kravspecifikation. Här följer några ytterligare saker du bör ha med i kravspecifikationen.

Allmänt

De flesta rekryteringslösningar har vissa egenskaper gemensamt:

  • De är internetbaserade och levereras som molntjänster (inga krav på installation) – all data lagras hos leverantören
  • Du kan skapa platsannonser och publicera dem på företagets hemsida, intranätet, Finn.no, NAV och andra jobbportaler samt på sociala medier
  • De jobbsökande kan registrera CV:n, skriva ansökningstexter och lägga till bilagor
  • Listor över de sökande är tillgängliga i olika varianter för utskrift
  • Det går att ange aktuell status för var och en av de sökande under rekryteringsprocessen
  • Avslagsbrev/e-post till de som inte erbjuds anställning

Det som skiljer de olika lösningarna åt är framförallt funktionaliteten på dessa områden. Till exempel i vilken grad man kan filtrera och sortera olika typer av kandidatlistor och anpassa lösningen till sin egen rekryteringsprocess.

Säkerhet

De flesta leverantörer som har referenskunder i den offentliga sektorn har sannolikt blivit säkerhetsbedömda av dessa, men det kan ändå vara relevant att be om ytterligare information, såsom:

  • Beskrivning av driftsmiljön med certifieringar
  • Hur man jobbar med OWASP top 10 (lista över de viktigaste säkerhetsriskerna i samband med internet)
  • Årlig säkerhetsrevision genomförd av oberoende tredje part

Integrationer och samarbetspartner

Även om du inte har behov av integrationer med andra IT-system idag kan det vara bra att försäkra sig om att leverantören har ett etablerat och väl fungerande samarbete med andra leverantörer av integrerade lösningar. Be om referenser som kan berätta för dig hur integrationen fungerar i drift. Det kan till exempel röra sig om:

  • Ärendehanteringssystem (offentlig sektor)
  • Testverktyg
  • Bakgrundskontroll
  • Kompetenslösningar
  • HR- och lönesystem
  • Jobbportaler

Fördelarna med integrationer kan variera. I vissa fall kan det handla om att integrationen sparar tid eller att datakvaliteten förbättras.

Ett annat krav är att leverantören bör kunna erbjuda en ”Single Point of Contat” (SPoC) – för alla frågor och felanmälningar

Läs också: Ska företaget genomföra en bakgrundskontroll på egen hand? Läs detta!

Återanvändning av data

En jobbsökande gör ofta många ansökningar. Därför är det viktigt att rekryteringslösningen effektiviserar den processen och gör det lättare att söka jobb. Här är återanvändning av CV:n och ansökningsuppgifter hos leverantörens kunder och andra lösningar en viktig funktion. Det finns också en öppen standard som heter PortableCV, som gör det möjligt för den jobbsökande att flytta CV-data mellan rekryteringsplattformar från olika leverantörer.

När det gäller återanvändning av den egna CV-databasen och annan historik väljer de flesta företag att börja från ”scratch” i en ny lösning. Undantaget är rekryteringsföretag med en stor och värdefull CV-databas. Börjar man med en ”tom” lösning bör man se till att ha tillgång till den gamla lösningen i 3 – 6 månader, så att man kan söka i gamla uppgifter vid behov.

Läs också: 4 viktiga anledningar till varför du bör bry dig om systemintegration

Framtiden

Be om en ”Roadmap” som visar leverantörens viktigaste planer för de kommande 12 – 24 månaderna.

Rapporter

För att du ska kunna ha kontroll och förbättra kvaliteten i rekryteringsarbetet bör det finnas gott om möjligheter att skapa rapporter i rekryteringslösningen. Rapporterna kan användas för att hantera avvikelser och mäta det arbete man gör. Ett exempel på ett relevant nyckeltal skulle kunna vara hur lång tid man lägger ner på varje rekrytering.

Rapporterna bör kunna exporteras till Excel så att man kan behandla dem vidare där.

Referenser

Ring alltid referenser innan du bestämmer dig för en leverantör! Be om några relevanta referenser och gå igenom vissa punkter på din kravspecifikation med dem. Många ber också om att få komma på besök hos referenspersonen – leverantören kan säkert vara behjälplig med att ordna detta. Var inte rädd för att fråga!

Support

Man behöver inte hjälp varje dag, men när man befinner sig mitt i en rekrytering är det viktigt att få experthjälp. Snabbt.

Be om rapporter för responstiden hos telefonsupporten. Leverantören bör dessutom ha en supportportal där du kan logga in och se dina pågående supportärenden och status för dem.

Support är en fråga du absolut bör ta upp under referenssamtalet – fråga om responstiden och hur bra leverantören är på att sätta sig in i kundens behov och utmaningar.

 

E-bok: 8 trinn til en vellykket rekruttering