Onboarding är kronan på verket i rekryteringsprocessen. Det är nämligen under denna fas som den nyanställda ska lära känna företagets kultur och bli en värdefull medarbetare.

Men när startar onboarding-processen egentligen? När den sökande accepterar erbjudandet om anställning? På första arbetsdagen? Nej, en bra onboarding-process startar redan när den sökande kallas till den första intervjun. Det är då den sökande börjar samla sina intryck.

Genom att se till att alla nyanställda får ett bra mottagande blir de snabbare produktiva och kan bidra på fler områden – de kommer att engagera sig tidigare, vilket ökar arbetsglädjen och viljan att jobba på företaget.

Tänk på att onboarding-processen är viktig även när du anställer vikarier eller hyr in konsulter för ett längre projekt. 

Men är onboarding-processen verkligen sååå viktig? Eh, ja...
Sannolikheten för att en anställd stannar kvar på företaget i upp till tre år är 69 % större om hen deltar i ett organiserat onboarding-program än om hen inte gör det. (Bauer, 2010).

Några tips:

Tiden efter att den anställda har skrivit under anställningsavtalet är ofta kritisk. Det kan hända att vederbörande har tre månaders uppsägningstid på sitt förra jobb. Under den perioden kan mycket hända. Hen kanske får en ny chef, nya arbetsuppgifter eller bättre villkor? Håll tät kontakt under den här perioden. Om ni har sociala tillställningar, bjud in den nyanställda. Anordna en lunch med de kommande kollegorna på avdelningen. Ring och prata för att visa att du kommer ihåg vederbörande och ser fram emot att hen ska börja hos er. Uppmärksamhet är a och o under den här perioden.

Ha elementära saker som kontorutrustning, dator, passerkort osv. klara redan första dagen.

Gör en plan för den första veckan. Vilka personer ska den nyanställda få träffa och vad ska hända?

Zappos, en onlinebutik för skor och kläder, har en 5 veckor lång kurs för alla nyanställda där de får lära sig allt om företaget, dess kultur och värden. När de är klara med kursen erbjuds de 2 000 dollar om de känner att de inte passar in. Endast 1 procent tar pengarna och slutar.

Läs också: Hur mycket kostar en felrekrytering?

Sätt upp milstolpar för den nyanställda efter till exempel 30, 60, 90 och 120 dagar. Och du bör hålla ett öga på hen under hela det första året.

Gör den första dagen till något extra. Exempel: När den nyanställda kommer till sitt skrivbord väntar en stor skål med vederbörandes favoritgodis som övriga anställda kan bjudas på när de kommer för att presentera sig. En bra icebreaker.

En bra idé är att be den nyanställda att skriva ett introduktionsmail och skicka det till alla nya kollegor första dagen på jobbet. Här kan den nyanställda berätta lite om sig själv och vad hen gjort tidigare, vad hen ska göra på företaget och bifoga en bild på sig själv där hen bjuder på sig själv – kanske en rolig bild.

En annan bra idé är att ordna en mentor, till exempel en kollega eller chef, som tar hand om den nyanställda lite extra under den första tiden. På så sätt vet den nyanställda vem hen ska vända sig till med sina 1 000 frågor. Mentorn är också den som hjälper till med den sociala integreringen.

Läs också: Time to hire – vad kan du göra för att reducera tiden?

Var uppmärksam på att det lätt kan bli för mycket information att ta in för den nyanställda i början. Portionera ut informationen över tid istället för att överösa personen med information de första dagarna.

Svaren på de vanligaste frågorna en nyanställd har kan med fördel samlas i ett dokument som finns tillgängligt på exempelvis intranätet.

Använd en specialanpassad programvara för onboarding-processen

För att försäkra dig om att onboarding-programmet på företaget fungerar som det ska bör du be de nyanställda, chefer och kollegor om återkoppling. Det kan du göra på lite olika sätt:

  • En liten enkät med en kombination av viktade och öppna frågor
  • Anställer du flera personer samtidigt kan ni ha ett möte där ni diskuterar deras upplevelser av onboarding-processen
  • Gå en runda och tala med var och en som du tror har relevant information att ge dig

Lycka till med din nästa onboarding!

E-bok: 8 trinn til en vellykket rekruttering